Pilot Hero bringt Büro, Baustelle und Buchhaltung in ein Programm: Angebote, Rechnungen und E-Rechnung, Leistungsverzeichnisse nach GAEB, Plantafel und Zeitwirtschaft, Aufmaß und Elektroplanung, Lager und Großhandel, Bank und Steuerberater, ein Assistent am Telefon und per WhatsApp – und eine App, die auch im Keller ohne Netz weiterarbeitet.
Pilot Hero deckt den ganzen Weg ab – und an jeder Stelle steht, was andere Programme Ihnen nicht bieten.
Leistungsgruppen, Bedarfs- und Alternativpositionen, Kalkulation je Position mit fünf Kostenarten, Mengenermittlung mit Rechenansatz, Positionen aus Text, Angebotsvorlagen, Nachtrag und Kostenvoranschlag, GAEB-Export. Beim Annehmen entsteht die Auftragsbestätigung von selbst.
Abschläge pauschal oder kumulativ, Teil- und Schlussrechnung mit Verrechnung, Skonto und Sicherheitseinbehalt, Storno und Gutschrift, ZUGFeRD und XRechnung, Peppol, Bezahl-QR-Code, Mahnlauf über vier Stufen, Versandstand und Rückläufer je Empfänger.
Kontoumsätze per FinTS oder EBICS, Zahlungsabgleich mit Begründung für Eingänge und Ausgänge, DATEV-Stapel und DATEV Unternehmen online mit Beleglink, Lexware Office und Lexware buchhaltung, Prüfpaket nach GoBD für die Betriebsprüfung.
Ausschreibungen als GAEB X81–X86, GAEB 90/D83 oder Excel einlesen, in der Zeile bepreisen, mit Basiskalkulation und Preisanteilen kalkulieren, als X84 zurückgeben – geprüft gegen das amtliche Schema. Daraus das Angebot, Preise fließen zurück.
Wochenkalender je Mitarbeiter, Plantafel mit Fahrzeugen, Maschinen und Baustellen, Wochenband und Stundenraster, Terminkarte für den Tag, Terminfinder mit kürzestem Umweg, Wartungsverträge mit gerechneter Fälligkeit und Online-Unterschrift.
Zeiten je Projekt und Angebotsposition, gesetzliche Pausen nach Arbeitszeitgesetz, Zeitkonto mit Sollzeit je Wochentag, Freigabe in drei Stufen, Urlaub mit Korrekturen, Krankmeldung mit Bescheinigung, Betriebsferien, Kilometergeld, Änderungsverlauf jeder Zeit.
Zeiten, Tätigkeiten und Material erfassen, der Kunde unterschreibt auf dem Gerät – im Büro oder in der App. Zehn Berichtsvorlagen ab Werk: Bautagesbericht, Regiebericht, Abnahme, Bedenkenanzeige nach VOB/B, Begehung mit Fotos zu jedem Mangel.
Fenster, Türen, Rollläden, Insektenschutz und Vordächer je Raum. Erfassungsblock wie Ihr Aufmaßblatt mit Profilsystem und Farbtabelle, Bestellmaß und Grenzmaße, Zeichnung beim Tippen, Plausibilitätsprüfung, Bestellliste, Angebot und Aufmaßblatt im Querformat.
Verteilung, Stromkreise, Photovoltaik, Speicher und Ladepunkte. Leitungsberechnung nach VDE, Zählerschrank mit Netzbetreibervorgaben, PV-Konfigurator, § 14a EnWG, Schaltplan, Materialaufmaß vom fotografierten Blatt, Prüfprotokolle mit bewerteten Messwerten.
Bestand aus Buchungen, Bestand neben der Position im Angebot, Bestellungen mit Wareneingang. DATANORM mit Kupferzuschlag, IDS-Connect aus dem Beleg heraus, UGL, Open Masterdata für Bilder und Tagespreise, ELBRIDGE, Preisvergleich über die EAN.
Eingangsrechnungen aus dem Postfach holen, E-Rechnung, PDF, Foto und Scan lesen, Lieferant und Projekt über Ihre Bestellnummer zuordnen, Dubletten erkennen, Fälligkeit und Zahltag verfolgen, auf Projekte und Kostenstellen aufteilen.
Fragen wie „offene Rechnungen Aksoy“ im Webchat oder per WhatsApp, Kunden, Projekte und Angebote im Gespräch anlegen, Notdienst vermitteln. Der Telefonassistent nimmt Anrufe an, schreibt mit und legt die Rückrufaufgabe an.
Terminbestätigung per Mail und SMS, Kalender-Abo für jeden Mitarbeiter, Projektnachrichten mit Glocke, Mail und Push auf Browser und App, Brief auf Ihrem Briefpapier, Wetter an der Baustelle als Vermerk für die Behinderungsanzeige.
Fünf Rollen – Inhaber, Büro, Handwerker, Vertrieb, Buchhaltung – und eine Reichweite je Mitarbeiter: alle Projekte, nur die Niederlassung oder nur die eigenen. Mehrere Betriebe strikt getrennt auf einem Server, SQL Server oder PostgreSQL.
Termine mit Stand, Zeiten und Zeitkonto, Aufgaben, Belegfotos, Aufmaß, Prüfungen, Störungen, Protokolle mit Fotos, Lager buchen, Nachweis unterschreiben, Wartung abhaken, Urlaub und Krankmeldung, Unterlagen, Wetter und „in der Nähe“ – auf Android und iOS.
Aus dem Angebot wird mit einem Klick die Auftragsbestätigung, aus dem Arbeitsnachweis die Rechnung, aus der Rechnung die E-Rechnung – und der Zahlungseingang bucht sich vom Kontoauszug selbst zu.
| Demontage Altbad, 2 Monteure | 6,0 Std. | 420,00 € |
| Vorwandinstallation Geberit Duofix | 1 Stk. | 389,00 € |
| Fliesenarbeiten Boden und Wand | 24 m² | 1.680,00 € |
| Anfahrt | 2 Stk. | 60,00 € |
| Gesamt inkl. 19 % USt. | 3.033,31 € |
E-Rechnung nach ZUGFeRD 2.1 (EN 16931) eingebettet · PDF/A · Zahlung erkannt aus Kontoauszug vom 18.09.2026
Die Plantafel zeigt Mitarbeiter und Betriebsmittel über Tagesspalten. Termine, Sperrzeiten und genehmigte Abwesenheiten liegen als Kacheln darauf, Doppelbelegungen leuchten rot, die Auslastung steht je Tag darunter. Verschieben per Ziehen.
Fenster, Türen, Rollläden, Insektenschutz und Vordächer werden je Raum mit ihren Maßen, Öffnungsarten, Verglasung und Beschlägen erfasst. Aus den Feldern rechnet Pilot Hero die Zeichnung, prüft die Angaben auf Widersprüche und schreibt daraus Bestellliste und Angebot – mit ausgeschriebenem Bestelltext je Bauteil.
Eine Anlage je Projekt: Verteilung, Stromkreise, Photovoltaik, Speicher und Ladepunkte. Pilot Hero rechnet Querschnitt, Spannungsfall und Belastbarkeit nach VDE 0298-4, prüft Sicherungen gegen Leitungen, legt Modulfeld, Speicher und Wallbox aus, zeichnet den Übersichtsschaltplan und bestückt den Zählerschrank.
Die Suchleiste versteht Sätze, der Assistent führt ein Gespräch über alle Kanäle, der Telefonassistent nimmt Anrufe an, wenn niemand kann – und die Terminkarte zeigt, wer gerade wo ist.
Die App für Android und iOS bringt den ganzen Tag in einem Bündel aufs Gerät: Termine, Projekte, Aufgaben, Aufmaße, Anlagen, Protokolle, Lagerbestand, Unterlagen und Wartungen. Erfassen geht immer – Zeiten, Terminstand, Haken, Belegfotos, Aufmaß, Messwerte, Störungen, Protokolle mit Fotos, Lagerentnahmen, Urlaub und Krankmeldung, neue Kunden und Projekte. Der Kunde unterschreibt den Arbeitsnachweis auf dem Telefon. Sobald das Netz zurück ist, wird abgeglichen: erst hinaus, dann herein.
Wir haben die Punkte gesammelt, an denen Handwerksbetriebe mit ihrer bisherigen Software am häufigsten an die Grenze stoßen.
| Thema | Pilot Hero | Übliche Handwerkersoftware |
|---|---|---|
| Datenhoheit | ✓Läuft auf Ihrem Server, im Betrieb oder in einem deutschen Rechenzentrum Ihrer WahlBelege, OCR und KI bleiben im Haus | ~Nur in der Cloud des Anbieters, Datenstandort nicht wählbar |
| E-Rechnung | ✓XRechnung, ZUGFeRD, PDF/A und Versand über Peppol eingebautEingangsrechnungen werden ebenso gelesen | ~Oft nur Ausgang, häufig als kostenpflichtiges Zusatzmodul |
| Bankanbindung | ✓FinTS und EBICS, täglicher Abruf, Zahlungsabgleich mit begründeten Vorschlägenohne Drittanbieter zwischen Ihnen und der Bank | ✕Kontoauszug von Hand hochladen oder Umsätze über einen Aggregator im Ausland |
| Leistungsverzeichnisse | ✓GAEB X81–X86 und GAEB 90 einlesen, in der Zeile bepreisen, Basiskalkulation, X84 gegen das amtliche Schema geprüftdie Urkalkulation bleibt im Haus | ~Zusatzmodul oder externes GAEB-Programm, Übertragung von Hand |
| Steuerberater | ✓DATEV-Stapel, DATEV Unternehmen online mit Beleglink, Lexware Office, Lexware buchhaltung, Prüfpaket nach GoBD | ~Ein CSV-Export, Belege per Mail |
| App offline | ✓Zeiten, Fotos, Aufmaß mit Zeichnung, Elektroprüfung, Protokolle, Lagerbuchung, Unterschrift des Kunden, Krankmeldung, Kunden und Projekte – alles ohne Netz | ~Meist nur Zeiten und Notizen offline, alles Übrige braucht Empfang |
| Aufmaß | ✓Fünf Bauteilarten mit Zeichnung, Erfassungsblock mit Profilsystem, Bestellmaß, Farbtabelle, DIN-107-Umrechnung, Bestellliste, Angebot und Aufmaßblatt | ✕Freitextpositionen, Zeichnung im Kopf des Monteurs |
| Elektrotechnik | ✓Leitungsberechnung, Zählerschrank mit Netzbetreibervorgaben, PV-Konfigurator, § 14a EnWG, Schaltplan, Materialaufmaß vom Foto, bewertete Prüfprotokolle, Störungen | ✕Separates Programm oder Excel |
| Großhandel | ✓DATANORM mit Kupfer, IDS-Connect aus dem Beleg, UGL, Open Masterdata mit Tagespreisen, ELBRIDGE, Preisvergleich über EAN | ~DATANORM-Import, Shop im zweiten Fenster, Warenkorb abtippen |
| Lager | ✓Bestand aus Buchungen, Abbuchung mit der Unterschrift, Bestand neben der Angebotsposition, Entnahme vom Telefon, Bestellungen mit Wareneingang | ~Bestandsliste, die jemand pflegen muss |
| Assistent | ✓Webchat, WhatsApp und Telefon, nimmt Anfragen auf, legt Kunden, Projekte und Angebote an, findet TermineKI wahlweise lokal, Namen pseudonymisiert, erfindet nichts | ~Chatbot ohne Zugriff auf Ihre Vorgänge oder Cloud-KI mit Ihren Daten |
| Zeitwirtschaft | ✓Zeitkonto nach Arbeitsplan, Pausen nach Arbeitszeitgesetz vom Server erzwungen, Freigabe in drei Stufen, Urlaub, Krankheit, Betriebsferien, Kilometergeld | ~Stundenzettel ohne Konto und ohne Freigabe |
| Kunden erreichen | ✓Online-Angebotsannahme per Link und QR-Code, Terminbestätigung per Mail und SMS, Kalender-Abo, Wartungsvertrag online unterschreiben | ~PDF per Mail, Antwort per Telefon |
| Rollen | ✓Fünf Rollen samt Vertrieb und Buchhaltung, Reichweite je Mitarbeiter, Vorbehalt je Notiz, mehrere Betriebe getrennt auf einem Server | ~Admin und Benutzer |
| Hilfe | ✓Fragezeichen auf jedem Bildschirm, Wissensdatenbank für Störungsfälle, Suche nach Bedeutung, Änderungsverzeichnis – Text passt immer zur Version | ~Handbuch als PDF, drei Versionen alt |
| Kosten | ✓Alle Module inklusive, keine versteckten Zusatzpakete | ~Grundpreis plus Modul plus Modul plus Modul |
Pilot Hero läuft dort, wo Sie es wollen: auf einem Server im Betrieb, bei einem deutschen Rechenzentrum oder gehostet von uns – immer in Deutschland.
Inhaber, Büro, Handwerker, Vertrieb, Buchhaltung – plus Reichweite je Mitarbeiter. Ein Monteur bekommt Beträge und Gehälter nicht einmal ins Datenpaket – geprüft an der Tür und noch einmal beim Abbilden.
Bank, Postfach, WhatsApp, SMS, Telefon, Peppol und DATEV – jeder Zugang liegt verschlüsselt in Ihrer Datenbank und geht nie an den Browser. Namen gehen nie an einen KI-Anbieter.
Das Logbuch hält je Kunde, Projekt und Lieferant fest, was wann geschah – dazu ein Änderungsverlauf für Artikel und Zeiten, ein firmenweiter Verlauf und die Datenauskunft nach DSGVO auf Knopfdruck.
Bestand, Zeitkonto, Fälligkeit und Kalkulation werden gerechnet, nie gespeichert. Es gibt keine zweite Wahrheit, die irgendwann nicht mehr stimmt.
Keine Module, keine Aufpreise für E-Rechnung oder App. Sie zahlen für Ihr Team, nicht für Funktionen.
Für Betriebe bis 3 Nutzer, Server bei uns in Deutschland
Bis 10 Nutzer, Niederlassungen, Bankanbindung, Assistent mit WhatsApp
Unbegrenzte Nutzer, Betrieb auf Ihrem Server oder in Ihrem Rechenzentrum
Alle Preise zzgl. USt. · monatlich kündbar · Alle Details zu den Preisen
Kunden, Lieferanten, Wartungsverträge, Projekte und Artikel kommen aus Excel oder CSV – mit Vorschau, Probelauf und Zuordnung der Spalten – oder aus Ihrem Großhändlerkatalog (DATANORM). Die meisten Betriebe arbeiten nach einer Woche vollständig in Pilot Hero. Die Einführung machen wir gemeinsam per Bildschirmübertragung, und die Karte „Erste Schritte“ zeigt dem Inhaber, was noch fehlt.
Nein. Wir betreiben Pilot Hero für Sie in einem deutschen Rechenzentrum. Wenn Sie wollen, läuft es auch auf einem Server im Betrieb oder bei einem Anbieter Ihrer Wahl, auf Windows oder Linux, mit SQL Server oder PostgreSQL – dann bleiben auch Texterkennung und KI komplett im Haus.
Ja. Erfassen und Lesen geht immer, nur Ausstellen nicht: Rechnungen und Angebote ziehen eine Belegnummer, und die vergibt der Server, damit die Nummernkreise lückenlos bleiben. Alles andere – Zeiten, Fotos, Aufmaß, Prüfungen, Protokolle, Lagerbuchungen, die Unterschrift des Kunden, neue Kunden – wartet in der Ausgangsmappe und wird übertragen, sobald Netz da ist.
Ja, ausgehend und eingehend. Rechnungen entstehen als ZUGFeRD-PDF oder XRechnung, gehen auf Wunsch über Peppol hinaus, und Eingangsrechnungen werden aus der E-Rechnung ausgelesen – samt Bestellnummer, über die das Projekt gefunden wird. Ohne Aufpreis.
Ja. Leistungsverzeichnisse kommen als GAEB X81 bis X86, als GAEB 90/D83 oder als Excel-Tabelle herein, werden in der Zeile bepreist und mit der Basiskalkulation durchgerechnet und gehen als X84 zurück – geprüft gegen das amtliche Schema. Bedarfs- und Alternativpositionen zählen nicht in die Summe, die Urkalkulation bleibt im Haus.
Über den DATEV-Buchungsstapel (EXTF) mit Kostenstellen und Personenkonten oder direkt über DATEV Unternehmen online samt Belegbildern. Wer Lexware benutzt, bekommt Lexware Office über die Schnittstelle oder Lexware buchhaltung als Import. Für die Betriebsprüfung gibt es das Prüfpaket nach GDPdU/GoBD, für alles Übrige den CSV-Export jeder Liste.
Sie bekommen alles: die Datenbank und den Ablageordner mit allen Dokumenten. Pilot Hero speichert nichts in einem Format, das nur wir lesen können.
30 Tage kostenlos testen, mit Ihren eigenen Daten und einer persönlichen Einführung. Ohne Kreditkarte, ohne Kleingedrucktes.