Über 60 Funktionsbereiche. Ein Programm. Kein Aufpreis.
Hier steht alles, was Pilot Hero kann – und bei jeder Funktion, was sie besser macht als das, was Sie vielleicht heute benutzen.
Angebote, Rechnungen & Belege
Angebot, Auftragsbestätigung, Rechnung, Mahnung, Brief – jeder Beleg entsteht aus dem vorherigen, auf Ihrem Briefpapier.
Angebote & Positionseditor
Leistungsgruppen mit Nummer, Klappe und Summe; je Zeile Art, Menge, Einheit, Einkauf, Aufschlag, Marge, Einzelpreis, Steuer, Gesamt
Bedarfs- und Alternativpositionen werden bepreist und zählen nicht in die Summe; Nachtrag und Kostenvoranschlag als eigene Belegart
Kalkulation je Position mit fünf Kostenarten (Lohn, Material, Geräte, Fremdleistung, Sonstiges), Kostenzeilen wie „8 Std. Geselle à 45 €“, Aufschlag in einem Zug für Gruppe oder Beleg
Mengenermittlung mit Rechenansatz („3,50 × 2,60 − 0,90 × 2,10“) und Formelvorlagen – prüfbar nach VOB/B, gedruckt unter der Position
Positionen aus Text („3 x Waschtisch, 2,5 m Kabelkanal“), Angebotsvorlagen, Kopieren aus alten Angeboten, Langtext, Bildzeilen, Ausführungsort am Beleg
Umsatzsteuer für alle Positionen in einem Zug (§ 13b, Ausfuhr), Rabatt als Satz oder Betrag, Preislisten je Kunde, Rohstoffzuschlag mit Kupfernotierung
Besser: Der Server schreibt den Preis nie um. Er rechnet aus dem gesetzten Preis und den Kosten die Marge rückwärts – auch nach einem am Telefon genannten runden Preis stimmt die Nachkalkulation.
Online-Angebotsannahme
Freigabelink zum Angebot – der Kunde sieht es im Netz ohne Anmeldung und Konto, lädt das PDF, nimmt an oder lehnt ab, mit Namen und Unterschrift
Der Link steht als QR-Code auf dem gedruckten Angebot und entsteht auf Wunsch von selbst
Daraus entsteht derselbe Auftrag samt Auftragsbestätigung wie im Büro; auf Wunsch eine Kopie an den Betrieb
Das Büro sieht, wie oft der Kunde hingeschaut hat
Besser: Der Link besteht aus 32 zufälligen Bytes und ist der ganze Schutz – eine durchzählbare Adresse wäre eine Einladung, fremde Angebote zu lesen. Gespeichert wird nur sein Hash.
Rechnungen & E-Rechnung
Drei Wege: aus dem Angebot, aus dem unterschriebenen Arbeitsnachweis oder direkt für einen Kunden
Abschläge pauschal oder kumulativ, Teilrechnung, Schlussrechnung mit Verrechnung der gestellten Abschläge – auch über mehrere Angebote und Nachträge, mit Teilmengen und Leistungsstand
Zahlungsbedingungen als Tabelle: Zahlungsziel, Skonto, Sicherheitseinbehalt; ein berechtigter Skontoabzug schließt die Rechnung
Statusautomatik, Storno, Gutschrift, Bezahl-QR-Code (Girocode) über den offenen Betrag
E-Rechnung nach ZUGFeRD 2.1 (EN 16931) im PDF/A, XRechnung als XML, Versand über Peppol mit Prüfung der Teilnehmerkennung
Rechnungsnummer entsteht erst beim Festschreiben – ein gelöschter Entwurf hinterlässt keine Lücke
Besser: „Angenommen“ vom Zugangspunkt ist nicht „zugestellt“ beim Empfänger. Pilot Hero unterscheidet das – wer es gleichsetzt, mahnt eine Rechnung an, die nie ankam.
Mahnwesen & Versandstand
Vorschläge für den Mahnlauf – bezahlte, gestundete und Rechnungen mit laufendem Einbehalt bleiben außen vor
Vier Stufen mit Mahngebühr und Verzugszinsen, Mahnungs-PDF mit Bezahl-QR-Code
Je Empfänger steht am Beleg, was aus der Mail wurde: angenommen, abgewiesen, nicht verschickt, zurückgekommen
Rückläufer werden aus dem Absenderpostfach gelesen und dem Beleg zugeordnet; das Anliegenband meldet sie
Besser: Eine Mail, die zurückkommt, steht am Beleg und im Verlauf – bevor die Mahnung an dieselbe tote Adresse geht.
Briefkopf, Briefpapier & Briefe
Briefkopf nach DIN 5008 mit Kennfeld, gerahmte Positionstabelle, dreispaltiger Fuß – ein Aufbau für alle Blätter
Ihr eigenes Briefpapier als PDF wird unter jede Seite gelegt, erste und Folgeseite getrennt
Brief als Anschreiben aus der Kundenakte: Behinderungsanzeige, Kündigung, Schreiben ans Bauamt – mit Belegnummer, Anrede und Ablage
Dateinamen nach eigener Vorlage, Anlagen (AGB, Widerruf, Montageanleitung) je Belegart automatisch dabei
Besser: Die Anschrift eines Briefs wird kopiert, nicht verknüpft. Ein Brief von 2024 zeigt, wohin er wirklich ging – auch wenn der Kunde heute woanders sitzt.
Ausgaben, Belegerkennung & Prüfkorb
Eingangsrechnungen aus E-Rechnung, PDF, Foto und Scan lesen – Texterkennung auf Ihrem Server
Das Projekt findet die Erkennung selbst: über Ihre Bestellnummer, die Projektnummer, Ihr Zeichen oder die Baustellenanschrift, mit Begründung
Prüfkorb: Was ein Automat angelegt hat, gilt als ungeprüft, bis ein Mensch hingesehen hat
Fälligkeit und Zahltag je Eingangsrechnung, offene Verbindlichkeiten im Anliegenband, Zahltag auch aus dem Kontoauszug
Aufteilen auf Projekte, Kostenstellen und Steuersätze; sonstige Einnahmen (Barverkauf, Schrott, Erstattung) mit eigenem Nummernkreis
Besser: Eine Sammelrechnung über zwei Baustellen ordnet kein Automat einer davon zu. Bei zwei gleich guten Kandidaten bleibt das Feld leer, und beide stehen samt Grund im Prüfkorb.
Belegpost aus dem Postfach
Postfach per IMAP oder Microsoft 365 anbinden, Abruf alle 15 Minuten
Nur Rechnungen werden zur Ausgabe – Angebote, Lieferscheine und Mahnungen werden erkannt und übergangen
Lieferant aus dem Beleg oder der Absenderadresse, Protokoll über alles, was abgeholt, angelegt und übergangen wurde
Besser: Nichts verlieren, nichts doppelt anlegen: Jede Mail bekommt vor der Verarbeitung ihre Kennung; eine gescheiterte bleibt liegen und wird beim nächsten Durchgang erneut versucht.
Automationen, Niederlassungen & Export
Regeln „wenn – dann“: Angebot angenommen, Zahlung, Rechnung bezahlt, Statuswechsel, Nachweis unterschrieben, Wartung erledigt – daraus Aufgaben oder Verlaufseinträge, eingrenzbar nach Betrag, Gewerk, Projektstatus und Projekttyp
Mehrere Standorte mit eigener Anschrift, Kontakt und Bankverbindung auf dem Beleg; Nummernkreise bleiben betriebsweit
Jede Liste exportiert, was sie zeigt – über alle Seiten als CSV für Excel; Spalten je Liste ausblendbar
Prüfpaket für die Betriebsprüfung: alle Belege eines Zeitraums als ZIP mit Beschreibung nach GDPdU/GoBD
Besser: Bewusst keine Mail-Aktion in den Automationen – eine Automatik, die ungefragt Post verschickt, ist der Fehler, den man erst beim Kunden bemerkt.
Leistungsverzeichnisse & Ausschreibungen
Die Ausschreibung des Auftraggebers einlesen, kalkulieren, bepreisen und als Angebotsabgabe zurückgeben.
GAEB einlesen und zurückgeben
GAEB DA XML X81, X82, X83, X86 einlesen; Rückgabe als X84 – geprüft gegen das amtliche Schema
Auch GAEB 90 / D83 aus dem alten Festsatzformat, mit Bieterlücken und Vorbemerkungen
Ausschreibung als Excel- oder CSV-Tabelle: Spalten werden vorgeschlagen und bestätigt, nicht geraten
Tausendfache Mengen aus fehlerhaften Schreibprogrammen werden erkannt und gefragt, nicht still umgerechnet
Besser: Die eingelesene Datei ist die Vorlage, nicht die Kopie. Die Rückgabe formt das Original um – alles, was die Phase 84 zulässt, geht mit, auch was Pilot Hero nicht abbildet.
Bepreisen und kalkulieren
Einheitspreis und Nachlass direkt in der Zeile, Gruppen einklappbar mit Stand und Summe
Basiskalkulation für das ganze Verzeichnis: Stundensatz, Gemeinkosten und Gewinn je Kostenart, dazu Vorschläge aus früheren Verzeichnissen und dem Katalog
Preisanteile, wie der Auftraggeber sie nennt (Lohn, Material, Geräte, Sonstiges); Stunden auch in Minuten
Bedarfs- und Alternativpositionen bepreist, aber nicht in der Summe; Fehler halten die Abgabe auf, Hinweise nicht
Angebot aus dem Verzeichnis, Preise fließen zurück – zugeordnet über die Kennung, nicht die Reihenfolge
Besser: Die Urkalkulation verlässt das Haus nie. Geprüft wird an der fertigen X84: Kein Stundensatz und kein Zeitansatz darf in der Datei stehen.
Bank & Buchhaltung
Kontoumsätze kommen von selbst herein, Belege gehen von selbst zum Steuerberater.
Bank per FinTS/HBCI oder EBICS
FinTS: das gewöhnliche Onlinebanking mit Kennung, PIN und TAN (pushTAN, chipTAN, photoTAN), täglicher Abruf, liest MT940 wie CAMT
EBICS: der Standard für Geschäftskonten ohne TAN und ohne ablaufende Zustimmung; geführte Einrichtung, Rückmeldecodes der Bank im Klartext samt Rat
Nur lesend – Überweisungen gehen nicht darüber
Besser: Keine Drittfirma zwischen Ihnen und Ihrer Bank. Die Umsätze verlassen nie Ihr Haus.
Zahlungsabgleich
Jeder Eingang wird gegen die offenen Rechnungen bewertet: Nummer, Betrag, Kundennummer, Name – mit Gründen im Klartext
Ausgänge finden ihre Eingangsrechnung und setzen den Zahltag; sichere Treffer auf Wunsch automatisch gebucht
Teilzahlungen, Lösen einer Zuordnung, Übergehen von Miete, Finanzamt und Gehältern
Besser: Dieselbe Datei schadet nicht. Auszüge überschneiden sich bei fast jeder Bank, und derselbe Auszug zweimal ist der häufigste Bedienfehler – Pilot Hero erkennt beides und bucht nichts doppelt.
DATEV
Buchungsstapel EXTF mit Kostenstellen und Personenkonten, Belegbilder im Belegpaket
DATEV Unternehmen online: Monatsstapel und Belegbilder gehen über die Schnittstelle zum Steuerberater, verknüpft über den Beleglink
Steuertabelle mit Erlös- und Aufwandskonten, BU-Schlüssel, Gültigkeit und Kategorie – § 13b, § 19, Ausfuhr als eigene Einträge
Besser: Der laufende Monat geht nicht hinaus und jede Periode genau einmal. Was danach dazukommt, käme sonst nie an – oder doppelt.
Lexware & Kalkulation
Lexware Office: Rechnungen, Ausgaben und Einnahmen automatisch in die Buchhaltung, mit Kategorie je Steuersatz und Beleg als Anhang
Lexware buchhaltung: Buchungsstapel und Personenkonten im DATEV-Format für das Programm auf dem eigenen Rechner
Projektkalkulation: Soll aus angenommenen Angeboten, Ist aus Ausgaben und Zeiten, Material und Lohn getrennt, Ampel je Projekt
Besser: Kein Budgetfeld, das jemand pflegen muss. Und Verkaufspreis ist nicht Kosten: Stunden ohne Gehaltsangabe werden ausgewiesen, nicht geschönt.
Planung
Termine, Plantafel, Tourenplanung, Wartung – wer wann wo ist, und warum.
Termine & Terminkarte
Wochenkalender je Mitarbeiter mit Zuweisung, Farben, Status, Terminreihen und Kalenderwoche nach ISO
Schnellerfassung für Projekt und Kunde in einem Zug; Betriebsmittel und Privatwagen am Termin
Terminkarte: alle Einsätze eines Tages zu einer Uhrzeit auf der Karte, Nadeln in Monteurfarbe
Stand vom Telefon: unterwegs, in Arbeit, erledigt – sichtbar in Kalender und Plantafel
Besser: Alle Termine einer Woche übereinander wären derselbe Fleck – ein Monteur ist morgens in Heilbronn und mittags in Stuttgart. Der Regler zeigt den Tag zu jeder Uhrzeit.
Plantafel
Mitarbeiter, Betriebsmittel und Baustellen als Zeilen über Tagesspalten, Wochenband darüber
Raster in ganzen Tagen, Vor- und Nachmittag oder Stunden; Doppelbelegung rot, Auslastung je Tag, Verschieben per Ziehen
Arbeitsplan, Eintritt und Austritt färben freie Zellen; ein Plus in der freien Zelle legt den Termin an
Sperrzeiten für Fahrzeuge und Maschinen, genehmigte Abwesenheiten, Feiertage und Betriebsferien
Besser: Rot heißt doppelt – und hält nicht auf. Die Plantafel warnt, entscheidet aber nicht für Sie. Ein Programm, das bei jeder Überschneidung blockiert, wird nach einer Woche umgangen.
Tourenplanung & Notdienst
Der Terminfinder wählt das bestbewertete Fenster: Nähe zum Tagesplan des Monteurs gegen die Wartezeit des Kunden
Luftlinie, wenn Koordinaten da sind, sonst Postleitzahl; Arbeitsplan und Betriebsferien werden eingehalten
Notdienst: der nächste freie Monteur, sofort – auch aus WhatsApp und vom Telefonassistenten
Besser: Nicht das erste freie Fenster, sondern das mit dem kürzesten Umweg. Zwanzig Minuten Fahrt weniger am Tag sind eine Stunde mehr Arbeit in der Woche.
Wartungsverträge
Verträge je Kunde und Objekt mit Anlagenart, technischen Daten, Anhängen (Handbuch, Protokolle) und Pauschale
Fälligkeit in vier Stufen – anstehend, fällig, überfällig, erledigt; ruhende und beendete Verträge werden nie fällig
Der Vertrag wird vor Ort oder online per Link und QR-Code unterschrieben; jede Änderung an Preis oder Takt verlangt eine neue Unterschrift
Auf Wunsch legt die Wartung ihr Projekt samt Erinnerungsaufgabe selbst an; abgehakt wird auch vom Telefon
Besser: Die Fälligkeit wird gerechnet, nie gespeichert. Erst das Erledigen rückt die Reihe weiter, nicht der geplante Termin – ein Termin sagt nur, dass jemand hinfahren wollte.
Aufgaben, Vorlagen & Tagesübersicht
Aufgaben mit Frist, Zuständigem und Projektbezug; Aufgabenvorlagen als Bündel („nach Auftragsannahme: Material bestellen, Gerüst anfragen …“) mit relativer Fälligkeit
Wiedervorlage am Projekt mit Anlass, fällig ab dem Tag selbst
Tagesübersicht mit Kennzahlen, „heute abrechenbar“, Anliegenband und Nachrichtenkorb; Schnellzugriff-Kacheln per Ziehen; „Erste Schritte“ für den Inhaber
Besser: Eine Frist am Sonntag rückt auf Montag. Und unbewertete Stunden werden gesondert ausgewiesen statt stillschweigend mit null gerechnet.
Abwesenheiten & Arbeitszeit
Urlaubsantrag mit Freigabe, Krankmeldung mit Bescheinigung als Foto – auch vom Telefon; halbe Tage, wo sie sich prüfen lassen
Sollzeit je Wochentag mit „gilt ab“, Urlaubsanspruch und Korrekturen (Resturlaub, Zusatzurlaub) mit Grund
Betriebsferien und Schließtage einmal für alle; Krank in den Betriebsferien kostet keinen Urlaub
Eintritt und Austritt, Beruf, Privatwagen mit Kennzeichen und Kilometergeld
Besser: Urlaub und Krankheit lassen sich nicht in die Zeiterfassung tippen – dort bewirkte die Zeile nichts. Sie gehen den Weg, auf dem sie im Konto, in der Plantafel und im Genehmigungskorb landen.
Kunden erreichen
Mail, SMS, Kalender-Abo, Telefonassistent, WhatsApp – jeder Weg endet in der Kundenakte.
Terminbestätigung per Mail und SMS
Terminbestätigung an den Kunden mit Vorlage und Platzhaltern – auf Knopfdruck, nie von selbst
Als SMS über den Anbieter seven.io; der Zähler zeigt, was eine Nachricht kostet, und ersetzt Zeichen, die sie verdreifachen würden
Keine SMS an deutsche Festnetznummern – der Anbieter berechnete sie, ankommen würde nichts
Eigene E-Mail-Signatur je Mitarbeiter unter jeder Mail
Besser: Ein Halbgeviertstrich in „08:00 – 12:30 Uhr“ macht aus einer SMS drei. Pilot Hero sieht das vor dem Senden.
Telefonassistent
Nimmt Anrufe an, stellt sechs feste Fragen, schreibt mit und legt eine Rückrufaufgabe an – über den Anbieter Twilio
Sagt am Anfang, dass ein digitaler Assistent spricht und keinen Ton aufzeichnet; nicht abschaltbar
Versteht das Anliegen in einem Satz (Name, Adresse, Erreichbarkeit) und liest vor, bevor es gilt
Terminauskunft für erkannte Kunden nach Nachweis der Kundennummer: nur Tag und Zeit, kein Monteur, keine Anschrift
Besser: Nichts aus dem Stamm wird ausgesprochen. Wer am Apparat eines Kunden abnimmt, ist nicht zwingend der Kunde.
Kalender-Abo
Jeder Mitarbeiter abonniert seine Termine im Kalender des Telefons, in Outlook oder bei Google – nur lesend
Der Link ist der Ausweis: Zufallsschlüssel, jederzeit ersetzbar, drei Schalter machen ihn sofort tot
Ohne Beträge, ohne Telefonnummern, ohne Kollegen; abgesagte Termine bleiben als abgesagt drin
Besser: Ein Abgleich in beide Richtungen hieße, dass ein im Google-Kalender verschobener Eintrag die Plantafel verschiebt, ohne dass der Planer es sieht. Deshalb nur lesend.
Projektnachrichten & Mitteilungen
Notizen von jedem Bildschirm und vom Telefon in die Projektakte, mit Foto und Ansprache von Kollegen
Glocke im Kopfband, Nachrichtenkorb, Hinweis des Betriebssystems, Mail und Push auf Browser und App
Vorbehalt je Notiz: nicht für Monteure, nur Büro, nur Inhaber
Kein eigener Chat neben dem Logbuch – was besprochen wurde, steht in der Akte
Besser: Hinweis und Mail tragen keinen Inhalt, nur Absender und Projektnummer – ein Sperrbildschirm kennt keinen Vorbehalt.
Baustelle & Zeit
Was auf der Baustelle geschieht, landet ohne Umweg im Büro.
Arbeitsnachweise mit Unterschrift
Zeiten aus der Erfassung, Tätigkeit und Material mit Artikelsuche; Unterschrift des Kunden auf dem Gerät – im Büro und in der App
Mit der Unterschrift: Rechnung und Mailversand, Lagerabbuchung, Abschlagsrechnung nach Zahlungsplan
Aus einem abgeschlossenen Regie- oder Einsatzbericht entsteht auf Knopfdruck der Arbeitsnachweis mit den Stunden des Berichtstags
Besser: Die Unterschrift ist der Auslöser für alles – ein Speichervorgang. Unterschrift entfernen nimmt die Lagerbuchung wieder zurück. Es gibt keinen Zustand dazwischen.
Zeiterfassung & Zeitkonto
Zeiten je Projekt und Kategorie, wahlweise auf eine Angebotsposition gebucht; Zeitkonto mit Soll und Ist nach Arbeitsplan
Gesetzliche Mindestpause nach ArbZG vom Server erzwungen; Freigabe in drei Stufen mit Grund beim Zurückweisen
Stunden je Zeitart über alle Seiten, Kilometergeld am Eintrag, Änderungsverlauf jeder Zeit – auch gelöschter
Besser: Das Zeitkonto wird gerechnet, nie gespeichert – es stimmt also immer, auch rückwirkend. Und eine gelöschte Stunde hinterlässt eine Spur.
Protokolle & Berichte
Zehn Vorlagen ab Werk: Bautagesbericht, Regiebericht, Abnahmeprotokoll, Bedenkenanzeige nach VOB/B § 4, Baustellenbegehung, Besprechungsprotokoll, Aufmaßblatt, Berichtsheft, Arbeitssicherheit, Einsatzbericht
Eigene Vorlagen mit Prüfpunkten (Ampel), Messwerten, Auswahl und Pflichtfeldern; Wetter und Temperatur werden vorgeschlagen
Fotos zu Mängeln stehen auf dem gedruckten Blatt bei ihrem Punkt
Besser: Der Baukasten konnte das immer – was fehlte, war der Anfang. Wer sich einen Bautagesbericht erst zusammenklicken muss, druckt ihn nie.
Dokumente & Fächer
Fotos, Pläne und Belege je Projekt als Kacheln, in Fächern nach Vorlage des Betriebs (Pläne, Fotos, Schriftverkehr …)
Jedes PDF wird im Haus angesehen, bevor es heruntergeladen wird – auch auf Android
Dateien liegen als Dateien im Ablageordner, nicht als Blob in der Datenbank
Besser: Ein belegtes Fach fällt nie weg, ein leeres wird nicht angezeigt – eine Überschrift ohne Inhalt behauptet eine Ablage, die es nicht gibt.
Material, Lager & Großhandel
Katalog, Bestand, Einkauf und Preisvergleich – mit allen Wegen zum Großhandel.
Katalog & Artikel
Material, Arbeitszeiten, Pauschalen und Leistungen mit Kalkulation („Waschtisch montieren: 1,5 Std. + Befestigungsset“)
DATANORM mit Rabattgruppen, Nettopreisen und Kupferzuschlag; Stückpreise mit vier Nachkommastellen
Eigene Ordner neben der Warengruppe des Händlers, Änderungsverlauf je Artikel (wer, wann, woher), ganzen Katalog löschen – nur unbenutzte Artikel
Preislisten je Kunde, Rohstoffzuschlag mit Basis je Artikel und Bezugskosten
Besser: Ein Kabelbinder zu 0,00545 € stand mit zwei Stellen als 0,01 € da – tausend Stück kosteten 10 € statt 5,45 €. Deshalb vier Stellen am Stückpreis, der Betrag bleibt beim Cent.
Lager
Bestand als Summe der Bewegungen: Zugang, Verbrauch, Rückgabe, Inventur; Mindest- und Sollbestand, Lagerplatz
Abbuchung mit der Unterschrift des Arbeitsnachweises; Entnahme und Rückgabe auch vom Telefon
Bestand und geplanter Bestand direkt neben der Position im Angebot; Vormerkungen aus Bestellungen
Verbrauch nach Gewerk und Artikel, Etiketten, Lieferschein
Besser: Der Bestand wird nie gespeichert. Wer eine Bestandsspalte „zur Beschleunigung“ einführt, hat zwei Wahrheiten. Der Einkaufspreis steht an der Buchung – Märzverbrauch zum Märzpreis.
Großhandel: IDS, UGL, Open Masterdata, ELBRIDGE
IDS-Connect: aus dem Angebot in den Shop springen, der Warenkorb kommt mit Angebotsbezug zurück – ins Angebot, in den Katalog oder als Bestellung
UGL: Preisanfrage und Bestellung als Datei hinaus, Preisangebot, Auftragsbestätigung und Rechnung herein
Open Masterdata: Artikelbilder, Tagespreis und Verfügbarkeit ohne Shop-Aufruf, auf Knopfdruck im Beleg
ELBRIDGE: Konfiguration vom Hersteller als Stückliste ins Angebot
Preisvergleich über die EAN in allen Katalogen und Warenkörben mit Einsparpotenzial
Besser: Der Händlerpreis ist der Einkauf, nicht der Verkauf. Übernommene Zeilen bekommen Ihren Materialzuschlag – wer den Warenkorb ungeprüft übernimmt, verkauft sonst zum Einkaufspreis.
Kontakte, Dubletten & Import
Kunden und Lieferanten mit Nummernkreis, Debitor und Kreditor, Objektadressen, Land und Ortsteil; Kundenakte mit allem, was je passiert ist
Dublettenprüfung beim Tippen: Mailadresse, Rufnummer, USt-IdNr, Name, Straße – auch über Umlaute und Zusammenschreibung hinweg
Kundenauswahl als Suchfeld mit Plus zum Anlegen, Adresse vervollständigt sich, Ort zur Postleitzahl
Stammdatenimport aus Excel und CSV für Kunden, Lieferanten, Wartungsverträge, Projekte und Artikel – mit Vorschau und Probelauf
Datenauskunft nach Art. 15 DSGVO je Kunde als ZIP auf Knopfdruck
Besser: Ein Import schreibt nur die Spalten, die in der Datei stehen. Eine Lieferantenliste mit drei Spalten löscht beim Fortschreiben nicht die Katalogzugangsdaten.
Aufmaß & Elektrotechnik
Drei Gewerke-Module, die andere Programme nicht haben – je Betrieb abschaltbar.
Aufmaß: fünf Bauteilarten
Fenster, Türen, Rollläden, Insektenschutz, Vordächer – je Raum, alle Maße in Millimetern
Erfassungsblock wie das Aufmaßblatt des Betriebs: Profilsystem mit Bautiefe, Aufdoppelungen, Standardfarben, Anschlagsystem; Positionstabelle mit Schlagrichtung
Bestellmaß aus Rohbau, Einbaufuge und Aufdoppelung; Grenzmaße je Flügel; Verglasung als Einzelangaben; Profilbild neben der Skizze
Farbtabelle für Fenster, Türen und Rollläden – die Artikelsuche nimmt nie eine fremde Farbe
Zeichnung im Browser, im Angebot unter der Position und auf dem Aufmaßblatt im Querformat; Fehler halten auf, Hinweise nicht
Besser: Ein Fenster wird nach der Bandseite von innen benannt, eine Tür nach DIN 107 von der Öffnungsseite. Pilot Hero rechnet das eine ins andere um – genau dort gehen Türbestellungen sonst schief.
Elektro: Planung
Anlage je Projekt: Verteilung, Stromkreise, Photovoltaik, Speicher, Ladepunkte
Leitungsberechnung: Strombelastbarkeit nach VDE 0298-4 und Spannungsfall zusammen, gegen den Nennstrom der Sicherung
Zählerschrank mit Feldern, Hutschienen und Geräten, Frontansicht maßstäblich, Bestückung per Klick, Gerätevorgaben des Netzbetreibers
PV-Konfigurator: Haken, Schienen, Klemmen, Solarleitung, Stecker aus der Belegung; § 14a EnWG für steuerbare Verbraucher
Übersichtsschaltplan, Bestellliste mit Meterware und Inbetriebnahme als eigener Position
Besser: Ab dreißig Metern entscheidet fast immer der Spannungsfall. Wer nur die Belastbarkeit prüft, legt die halbe Anlage zu dünn aus.
Materialaufmaß & Blatt fotografieren
Das Blatt von der Baustelle: Menge, Einheit, Bezeichnung Zeile für Zeile – neben der Planung, nicht statt ihrer
Foto des handgeschriebenen Blattes wird zu Zeilen als Vorschlag, mit Rohtext und Projektvorschlägen
Gestrichen ist nicht gelöscht; Planung und Aufmaß zusammen bestellen doppelt – das wird gemeldet
Besser: Die Genauigkeit der Erkennung sagt, wie deutlich sie die Zeichen gesehen hat – nicht, ob es die richtigen sind. Deshalb steht bei jeder Lesung der Rohtext daneben.
Prüfung, Störung, Netzbetreiber
Prüfungen nach VDE 0100-600 und DGUV V3 mit Messwerten je Stromkreis, bewertet gegen die Anlage; Fristenliste
Störungsmeldungen je Anlage – auch aus der App mit Foto
Zuständigen Verteilnetzbetreiber je Anschrift ermitteln (Marktstammdatenregister), Kontakte finden und prüfen, direkt anschreiben
Besser: 1,8 Ω Schleifenimpedanz sind hinter einem B16 in Ordnung und hinter einem C16 ein Mangel. Pilot Hero kennt den Unterschied und schreibt ihn ins Protokoll.
Assistent & Suche
Fragen statt klicken – in der Suchleiste, im Webchat, per WhatsApp und am Telefon.
Globale Suche
Eine Suchleiste über jeder Seite; findet auch zusammengeschrieben („kabelkanal“ findet „Kabel-Kanal“) und mit einer kopierten Anschriftzeile
Reiter grenzen ein (Kontakte, Belege, Termine, Hilfe), ein Klick ins Feld zeigt die Schnellzugriffe, ein getippter Bildschirmname führt hin – samt „Kunde anlegen“
Versteht Fragen wie „offene Rechnungen Aksoy“ oder „Termine morgen“ – ohne Sprachmodell, optional mit
Besser: Ein einzelnes Wort geht nicht ans Modell. Und das Modell schreibt nur die Einleitung – die Einträge hängt das System unverändert darunter.
Assistent über Webchat & WhatsApp
Ein Gesprächsfaden je Person – wer im Webchat fragt und per WhatsApp nachhakt, führt ein Gespräch
Legt Lieferanten, Aufgaben, Projekte, Kunden und Angebote im Gespräch an („Angebot für Koch: Badsanierung, 3 x Waschtisch“) – vorgelegt, bestätigt, dann angelegt
Nimmt Anfragen unbekannter Anrufer auf, findet Termine mit kürzestem Umweg, vermittelt den Notdienst
Beantwortet auch „wo trage ich die Stunden ein“ aus Hilfe und Wissensdatenbank
Besser: Namen gehen nicht an den KI-Anbieter. Kunden, Mitarbeiter, Projekte, Anschriften, Mailadressen und IBAN werden vorher durch Marken ersetzt – und fällt die Wache aus, geht nichts hinaus.
Sprachmodell: lokal oder im Netz
Ollama auf Ihrem Server oder ein Anbieter Ihrer Wahl (OpenAI-kompatibel, weitere Protokolle); die Modellliste holt der Anbieter
Fehler des Anbieters im Klartext mit Rat – „Modell abgekündigt, ein anderes wählen“ statt „400“
Das lokale Modell ist geprüft, auch seine Lizenz: Nur frei nutzbare Modelle kommen zum Einsatz
Besser: Die KI darf nichts erfinden. Nennt die Einleitung eine Zahl, die nicht im Befund steht, gilt die Überschrift des Systems.
Hilfe & Wissensdatenbank
Fragezeichen auf jeder Seite und in jedem Dialog öffnet eine Schublade – kein Dialog, der verdeckt, wonach gefragt wurde
Wissensdatenbank für „etwas ist passiert – was jetzt“: Lage, Merkmale, Schritte in ihrer Reihenfolge, Vorbeugung
Suche über die Bedeutung mit einem kleinen Einbettungsmodell – findet, was kein Wort teilt, und steht als Vorschlag daneben
Änderungsverzeichnis in der Übersicht: was sich in diesem Stand geändert hat, in der Sprache des Handwerks
Besser: Die Texte wandern mit der Programmversion – nie drei Versionen alt. Ein automatischer Test verlangt für jeden Bildschirm eine Hilfeseite.
Projekte, Team & Auswertung
Jeder Vorgang hat eine Akte, jede Zahl einen Vergleich.
Projekte
Projekttypen mit eigener Statusfolge (Kundendienst, Wartung, Neubau); eigene Felder je Betrieb (Zählernummer, Förderantrag, Hausverwaltung)
Projektquelle (woher kam der Auftrag) mit Auswertung, Wiedervorlage, Wetter als Logbuchvermerk für die Behinderungsanzeige
Detailseite mit Umsatz, Ausgaben, offenem Betrag, Aufgaben, Nachweisen, Protokollen, Dokumenten und Karte
Kunde und Projekt eines Belegs gehören zusammen – ein Projekt eines anderen Kunden fällt beim Wechsel heraus
Besser: Koordinaten verfallen, wenn sich die Anschrift ändert – ein Punkt am falschen Haus ist schlimmer als keiner.
Logbuch & Verlauf
Eine Tabelle für Hand- und Systemeinträge je Kunde, Projekt und Lieferant; Systemeinträge unveränderlich
Firmenweiter Verlauf nach Zeitraum, Art und Mitarbeiter für die Verwaltung
Zahlungszeilen sieht nur die Buchhaltung – der Monteur liest keine Beträge im Verlauf
Besser: Ein Eintrag wird zusammen mit dem Ereignis gespeichert – sonst stünde nach einem Abbruch ein Wechsel im Verlauf, den es nie gab.
Zeitraum und Gewerk gelten für alle, jede Zahl mit Vergleich zum gleich langen Zeitraum davor; sonstige Einnahmen neben dem Umsatz
Dashboard mit Vormonatsvergleich, offenen Posten, Jahresverlauf, Ampel der Projekte, niedrigen Beständen und Wetter an der Baustelle
Besser: Lücken werden ausgewiesen, nicht gefüllt. Die Annahmequote rechnet nur mit entschiedenen Angeboten – offene drücken sie nicht künstlich.
Team, Rollen & Reichweite
Fünf Rollen: Inhaber, Büro, Handwerker, Vertrieb (Angebote mit Preisen) und Buchhaltung (Rechnungen, Zahlungen, Mahnwesen, Export)
Reichweite je Mitarbeiter: alle Projekte, nur die eigene Niederlassung oder nur die, für die er verantwortlich ist – als Filter im Kern, nicht in vierhundert Abfragen
Stundensatz (Verkauf) getrennt von Bruttogehalt und Stundenkosten; drei Sichtstufen, Gehalt nur für den Inhaber
Eigenes Passwort ändern, App-Code selbst erzeugen, Farbthema, Signatur und Mitteilungen je Person
Besser: Was eine Rolle darf, steht in einer Tafel – nicht an dreizehn Stellen im Code. Eine unbekannte Rolle darf nichts.
Sicherheit, Datenhoheit & Betrieb
Was das Programm im Hintergrund richtig macht, damit Sie es nie bemerken müssen.
Datenhoheit & Mandanten
Läuft auf Windows oder Linux, mit SQL Server oder PostgreSQL – im Betrieb, bei einem deutschen Anbieter Ihrer Wahl oder gehostet von uns
Mehrere Betriebe auf einem Server strikt getrennt; die Trennung steht an einer Stelle im Kern und gilt für jede Tabelle von selbst
Zugangsdaten für Bank, Postfach, WhatsApp, SMS, Telefon und DATEV verschlüsselt in Ihrer Datenbank, nie an den Browser
Datenexport jederzeit: Datenbank und alle Dokumente; Datenauskunft je Kunde nach DSGVO
Besser: Nicht gesetzt heißt nichts sehen und nichts schreiben. Die Umkehrung wäre bequemer – und der Fehler, den man erst bemerkt, wenn ein Betrieb die Kunden eines anderen liest.
Oberfläche
Hell, dunkel, nach Uhrzeit oder nach System – je Person, gilt auch in der App
Als Anwendung installierbar: eigenes Fenster, Startmenü, Taskleiste; Menüleiste einklappbar, Bedienung mit dem Finger auf Tablet und Telefon
Nicht gespeicherte Änderungen: Ja, Nein, Abbrechen – eine Wache für alle Masken; jedes Löschen fragt nach
Spalten je Liste wählen, Filter je Spalte, Blättern und Sortieren an jeder langen Liste; „Fehler melden“ mit Bildschirmfoto aus dem Benutzermenü
Besser: Ein Zähler allein sagt, dass es 214 Einträge gibt, und verschweigt, dass man an 164 davon nicht herankommt. Bei Pilot Hero gehören Zähler und Blättern zusammen.
Betrieb & Aktualisierung
Ein neuer Stand meldet sich von selbst in der Oberfläche und in der App – mit dem, was sich geändert hat
Alle Außenanbindungen sind freiwillig und fallen sauber weg: Mail, OCR, KI, WhatsApp, SMS, Telefon, Adresssuche, Wetter, Peppol
Nächtliche Sicherung von Datenbank und Dateien samt Schlüsselring; Standaustausch mit Rückweg, wenn ein Stand nicht startet
Schnittstelle (REST, Swagger) für eigene Anbindungen; Selbstregistrierung abschaltbar
Besser: Unter Last gemessen, nicht geschätzt: 30.000 Rechnungen, 150.000 Zeiten, vierzig Benutzer zugleich – und die Zahlen stehen im Handbuch.
Geprüft, bevor es zu Ihnen kommt
Über 5.800 automatische Proben laufen vor jeder Veröffentlichung – darunter Wächter, die den Quelltext auf bekannte Fehlerformen absuchen
Jeder Bildschirm braucht eine Hilfeseite, jeder Löschknopf eine Rückfrage, jede Maske ihre Änderungswache – sonst fällt der Bau
Zahlen aus Formularen, Dateien und Tastaturen werden an einer Stelle gelesen: „7.5“ ist siebeneinhalb, nicht fünfundsiebzig
Besser: Ein Fehler wird beim Namen genannt, auch im Änderungsverzeichnis. Wer „Stabilität verbessert“ schreibt, nimmt dem Betrieb die Möglichkeit zu prüfen, ob es ihn betraf.
Alles gesehen? Jetzt ausprobieren.
30 Tage kostenlos mit Ihren eigenen Daten. Wir richten es gemeinsam ein.